1.在起程布展前至少提前半個月,由總指揮領(lǐng)導,籌備小組各成員承認會前各項籌備工作是否妥善安排妥當。同時正式由總指揮領(lǐng)銜,成立會中項目小組,包括現(xiàn)場總指揮和現(xiàn)場管理組、招待組、洽談組(包括第二展現(xiàn)空間洽談人員)、老客戶招待專員、媒體采訪發(fā)言人、情報組(拍攝與文案人員)、后勤組等。
2.在起程前,對項目小組各崗位明確分工,并通過集訓進行現(xiàn)場狀況演練,特別強調(diào)展會期間的團隊紀律和戰(zhàn)時紀律。
在訓練中強調(diào)參展要害:遵守指揮、一致行動、分工協(xié)作、一致口徑、展會早晚調(diào)集制、安全/突發(fā)事件的應(yīng)變、招待禮儀和技巧、商洽交流的技巧等。
3.對展品、道具進行郵寄清點和執(zhí)行,對項目小組人員分批起程/返程的時間、運輸工具及住宿賓館的承認。在布展時,先頭部隊必須抵達現(xiàn)場,并根據(jù)現(xiàn)場實際狀況對展臺細節(jié)進行調(diào)整,規(guī)劃方案和實際作用不免存在一些差距,特別是一些突發(fā)要素的產(chǎn)生。
4.假如展會所在城市有品牌終端,在展開前對終端進行圍繞展會營銷進行包裝及對終端營業(yè)人員進行訓練,旨在讓終端行為能與展會營銷相照應(yīng)。
5.所有展位現(xiàn)場人員應(yīng)著裝共同,招待來訪客人有禮有節(jié)不卑不亢,特別是洽談人員在與客戶交流的過程中應(yīng)做到熟練地推行品牌、自傲地商洽。
在商洽過程中不能煩躁和急于求成。在現(xiàn)場新客戶未必會立即簽約,但營銷人員應(yīng)知道通過成功地推銷自己、推行品牌,給客戶留下好的企業(yè)形象和品牌形象,這就是為客戶樹立品牌決心的開始。
商洽人員的專業(yè)水平、自傲程度及交流能力往往是決議商洽成果的要害。筆者曾拜訪過一些品牌展覽規(guī)劃位,許多工作人員體現(xiàn)得要么事務(wù)不熟要么自傲缺乏要么狂妄自大,可想而知成果怎么了。
拓展人員記住對約請過的客戶是否到訪進行跟進和核實。
對來訪老客戶,招待專員重在與其交流展會營銷的狀況、品牌開展的新形勢及剖析客戶區(qū)域商場的近況和前景,重在加強老客戶對品牌的決心,加強老客戶對企業(yè)的信任度和向心力。
對待同行的一些不文明行為,如攝影,現(xiàn)場人員盡量禮貌地進行規(guī)勸。
在發(fā)放資料時,盡量配發(fā)一些精美小禮品:印有品牌LOGO和聯(lián)系方式。對來訪的客人,盡量討取完全的手刺或聯(lián)系方式。
對到訪的媒體,由媒體采訪發(fā)言人一致招待,準確地向媒體傳遞品牌信息和展會營銷的信息,并在事前對媒體宣揚進行跟進。
在現(xiàn)場,留意利用適宜的燈光和音響造氣氛,以招引客人的好奇和重視。
6.巧妙地憑借媒體記者的優(yōu)勢資源,為展會營銷和品牌推行造勢。
1998年某品牌參與大連服裝博覽會,該企業(yè)為這次展會專門約請了隨行電視臺欄目記者和拍攝記者。這兩位記者在展位中大顯身手,不光擔任英語翻譯,使企業(yè)從遼寧一服裝名企手中贏得了大量長期的日本客戶訂單;而且巧抓機遇將當時的大連市長請到展位內(nèi)進行即興參訪,并在第一時間將品牌展會狀況通過媒體發(fā)布出去。
一般規(guī)劃展會都設(shè)有媒體如行業(yè)媒體或某門戶網(wǎng)站的直播室,企業(yè)可與之聯(lián)絡(luò)進行品牌推行。
媒體采訪發(fā)言人要善于在現(xiàn)場捕捉時機發(fā)明有價值的品牌資訊,并及時提供給有關(guān)媒體進行發(fā)布。
7.假如展臺方位沒有優(yōu)勢,企業(yè)能夠憑借DM或模特,如有的企業(yè)延聘一些模特手持或身披品牌LOGO等穿行于會館中,形成一道不錯的風景線和很好的宣揚作用。
8.對于到訪的商場客人,重點在于介紹品牌的定位和愿景、企業(yè)的優(yōu)勢資源,品牌的渠道規(guī)劃及品牌產(chǎn)品的競賽優(yōu)勢等,為商場客人留下良好的品牌印象和開展?jié)摿Α?
9.細節(jié)決議勝敗。展臺中任何一點忽略都或許給客戶留下不良印象,從而影響客戶對品牌的評價和決心。這些忽略或許是來自展品、或許來自現(xiàn)場人員、或許來自現(xiàn)場衛(wèi)生等。
10.在展會期間,情報組人員不光是搜集品牌展臺的有關(guān)狀況和數(shù)據(jù),更要重視競賽品牌的精彩體現(xiàn)、行業(yè)的最新動態(tài)和時尚新潮流。
11.現(xiàn)場總指揮和現(xiàn)場管理組除保持現(xiàn)場秩序和處理現(xiàn)場突發(fā)事件外,得在展會期間的每天早晚集會上對展會工作進行總結(jié)和提出改善要求。
12.對設(shè)第二展現(xiàn)空間的品牌,必須有專人負責進入第二展現(xiàn)空間的客戶聯(lián)絡(luò)、資格審查、商洽和跟進工作。
在會前約請有關(guān)媒體到訪也是必要的。
某法國品牌我國運營組織2007年參與CHIC,來自法國總部總裁對該品牌展臺的規(guī)劃、組織及作用很滿足,唯一感到遺憾的是包括該品牌展臺在內(nèi)的國內(nèi)許多展臺不太重視一些現(xiàn)場細節(jié)。
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