廣義上的會(huì)議服務(wù)，既包含發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、展位建立等專業(yè)服務(wù)，也包含餐飲、旅行、住宿、交通、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)職業(yè)的配套服務(wù)。會(huì)議服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。參展商是博覽會(huì)的主體，主辦單位的收益主要來自企業(yè)支付的參展費(fèi)用。因而，主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的，參展商希望支付了展位費(fèi)能夠從主辦方那里取得更多的服務(wù)。
依照國際標(biāo)準(zhǔn)來標(biāo)準(zhǔn)首要，主辦單位要建立服務(wù)觀念，依照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進(jìn)行服務(wù)運(yùn)作。國外會(huì)議興旺的國家都有一套老練的會(huì)議服務(wù)運(yùn)作形式，而我國展覽業(yè)起步較晚，很多博覽會(huì)都具有較濃的行政主導(dǎo)顏色，主辦單位在客戶面前，往往是高高在上的指揮者，而不是服務(wù)者。開幕式一完畢，博覽會(huì)就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現(xiàn)象決不會(huì)呈現(xiàn)，主辦單位是以服務(wù)客戶的形象呈現(xiàn)的，特別是客戶服務(wù)中心能夠協(xié)助參展商、采購商處理具體各種問題包含投訴。只要是參展商、采購商需要的，主辦單位就應(yīng)該想到做到，只有經(jīng)過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)形成一個(gè)固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的年代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤。
其次，實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化。國內(nèi)很多展覽企業(yè)都現(xiàn)已意識(shí)到了展覽服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，如在全國率先取得ISO9000國際質(zhì)量體認(rèn)證的深圳高交會(huì)議覽中心，就現(xiàn)已創(chuàng)立了一套包含展覽業(yè)務(wù)經(jīng)營、展覽工程、展場租賃、會(huì)議物業(yè)管理等較為完善的會(huì)議服務(wù)體系。在展覽實(shí)踐中嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行運(yùn)作，為高交會(huì)、家具展、中國國際互聯(lián)網(wǎng)展等大型展
覽會(huì)供給了一流、高效的會(huì)議服務(wù)。此外，上海、大連、廈門等城市的會(huì)議中心也都相應(yīng)地建立了各具特色的服務(wù)運(yùn)作形式。
會(huì)議服務(wù)手冊主要包含以下幾個(gè)方面：展覽內(nèi)容方面，包含展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包含進(jìn)場、出場日期；展覽承包商姓名、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述貨攤租金付款方法（假如需要供給材料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說展覽的內(nèi)容等。訂貨單方面：包含正式合同信息、貨攤承包公司名稱和其他指示標(biāo)志、家具租賃、裝潢和地毯、運(yùn)輸、安頓和撤除勞工、電力、消防、貨攤清理等。其他相關(guān)服務(wù)方面：包含邀請函、配套宣揚(yáng)策劃、住宿及行程組織、交通旅行、視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租賃、呼叫設(shè)備、模特兒現(xiàn)場展現(xiàn)或招待等。
供給服務(wù)要以人為本會(huì)議服務(wù)也要表現(xiàn)重實(shí)效和“以人為本”的思維。比如，博覽會(huì)的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾觀賞；觀賞者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文字編成的會(huì)議服務(wù)手冊或觀賞指南；展場內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場所、快捷通道等等。這些都表現(xiàn)著主辦方體貼入微的服務(wù)理念，也充分地表現(xiàn)了會(huì)議優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。
最后還需說明的是，會(huì)議服務(wù)與國際接軌并不是說要把國外會(huì)議服務(wù)形式全盤搬進(jìn)來。咱們在學(xué)習(xí)取經(jīng)的一起，也應(yīng)該重視推陳出新，開發(fā)出具有自身特色的服務(wù)形式。所以，一個(gè)成功的會(huì)議就應(yīng)該把優(yōu)質(zhì)服務(wù)放在第一重要的位置。
精心制造會(huì)議服務(wù)手冊在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不行缺少的要為每家參展商供給一本優(yōu)質(zhì)的會(huì)議服務(wù)手冊。這本服務(wù)手冊制造的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。一方面，不要把手冊的讀者當(dāng)作會(huì)議界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切或許想到的問題和處理方案都要寫進(jìn)去。另一方面，及時(shí)和大會(huì)主辦方交流，了解本屆博覽會(huì)服務(wù)的新變化。最后，你的會(huì)議服務(wù)手冊應(yīng)該具有查詢方面的功能，可讀性強(qiáng)。這樣既具完整性又具易查性的會(huì)議手冊，能夠節(jié)約會(huì)議工作人員和參展商的時(shí)間，減少摩擦。
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